Resumen
En este primer artículo nos concentraremos en la revisión de las tareas y los datos relacionados con la fase de reclutamiento del personal y planteamos algunas ideas para sacar buen provecho de dichos datos convirtiéndolos en información relevante para la etapa de selección del personal.
Introducción
El reclutamiento y la selección de personal es una de las tareas de gran envergadura y responsabilidad para el personal de Recursos Humanos (RRHH) de cualquier Organización, el proceso completo implica el colectar diversos datos en las diferentes fases del mismo y en función de la cantidad de personas a contratar y/o de la frecuencia con la que se requiera repetir el ejercicio resulta más o menos relevante organizar de manera estructurada dichos datos para someterlos a análisis detallado para emprender la toma de decisiones.
Definiciones
El proceso de incorporación de Recursos Humanos a una Organización se puede dividir en tres grandes fases:
- RECLUTAMIENTO: “Son un conjunto de técnicas y procedimientos que se proponen atraer candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la Organización. … es un sistema de información, mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de RRHH oportunidades de empleo que pretende llenar” (Chiavenato, 2007)
- SELECCIÓN: “Implica escoger, entre los candidatos reclutados a aquellos que tengan más probabilidades de adecuarse al puesto y desempeñarlo bien …. no sólo dar una idea actual, sino también una proyección de cómo serán en el futuro el aprendizaje y el nivel de realización” (Chiavenato, 2007)
- CONTRATACIÓN: “Formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la Organización, … , se hará mediante un contrato de trabajo en el cual, se establecen las obligaciones, responsabilidades y las condiciones bajo las cuales se prestará la actividad a desempeñar; además se especificarán las prestaciones a las que tendrá derecho el nuevo colaborador como son: sueldo, jornada laboral, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, demás remuneraciones, beneficios, y otros” (Contabilidad Actual, 2013)
Cada una de estas fases se puede dividir en varias tareas con actividades específicas y en cada una de ellas se involucran datos relevantes, en el siguiente diagrama presentamos nuestra propuesta de segmentación de dichas fases y en las siguientes secciones tratamos de sintetizar los datos a procesar en cada una de ellas.
ETAPAS DE LA FASE DE RECLUTAMIENTOEtapas del Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación
1.1. Integración de los requisitos de personal
1.2. Elaboración y/o revisión del perfil del puesto
1.3. Divulgación de los requisitos de personal
1.4. Recepción de información de los candidatos
1.5. Aplicación de evaluaciones diagnósticos generales
1.6. Aplicar la primera selección de candidatos
1.7. Llenado del formato de solicitud de empleo
2. ETAPAS DE LA FASE DE SELECCIÓN
2.1. Entrevista inicial
2.2. Aplicación de exámenes técnicos específicos
2.3. Aplicación de exámenes psicométricos
2.4. Aplicar la segunda selección de candidatos
2.5. Investigar referencias y experiencia laboral previa
2.6. Entrevista especializada con el futuro jefe
2.7. Aplicar examen médico
2.8. Aplicar la última selección de candidatos
3. ETAPAS DE LA FASE DE CONTRATACIÓN
3.1. Definir extensión del período de prueba
3.2. Colectar documentos del expediente del personal seleccionado
3.3. Aplicar inducción a la Organización
3.4. Aplicar la capacitación específica del puesto
3.5. Generar y firmar el contrato de trabajo
3.6. Generar y firmar contrato de confidencialidad (cuando se requiera)
3.7. Aplicar la evaluación integral del desempeño
Es un hecho que todas las tareas de cada una de las fases son relevantes para el proceso en su conjunto, sin embargo, de acuerdo a las funciones, atribuciones y responsabilidades del puesto a cubrir y/o de la cantidad de personas a contratar, algunas de las tareas descritas se podrían omitir en determinados ejercicios de contratación por cuestiones técnicas específicas o por contar con poco tiempo para colocar al personal en la(s) plaza(s) vacante(s), es por ello que opinamos que cada proceso de incorporación de Recursos Humanos a una Organización podría tomar su propia ruta de trabajo.
Independientemente de la ruta de trabajo puntual que se aborde, lo cierto es que en cada tarea se colectan o se validan datos relevantes de los candidatos y de las etapas de toma de decisiones del proceso en su conjunto.
Datos a colectar y procesar
Está de más comentar que para poder aplicar técnicas de Inteligencia de Negocios (BI) en los procesos de incorporación de Recursos Humanos a una Organización vamos a proponer que la mayoría de las etapas se puedan implementar dentro de Sistemas de Información, de preferencia, conectados a Internet de tal modo que los candidatos interesados puedan interactuar de manera activa con dicho sistema desde cualquier dispositivo digital conectado a Internet y que cada uno de los datos que se colecten como parte del proceso queden perfectamente almacenados en bases de datos estructuradas.
Para poder abordar ideas de cómo sacarle provecho a las técnicas de Inteligencia de Negocios (BI) en las fases de reclutamiento, selección y contratación del personal, primero abordaremos los datos más relevantes que se podrían colectar en cata etapa de proceso.
1. DATOS A COLECTAR EN LA FASE DE RECLUTAMIENTO
La principal función de la fase de reclutamiento es la de localizar y atraer a personas que cubran con el perfil de persona que necesita la Organización y los requerimientos del puesto, toda la información que se colecte de los posibles candidatos deberá ser resguardada en Bases de Datos seguras y aunque no todos los candidatos pasarán a la fase de selección, sus datos se deberán quedar registrados ya que, tal vez, se podrían usar para promoverlos a futuras plazas vacantes.
1.1. Integración de los requisitos de personal: En esta etapa se debe integrar un grupo de información que se esperaría que debería cubrir el personal a contratar, se recomienda ser lo más específico posible y si aplica, definir rangos de aceptación, presentamos algunos ejemplos de datos que se deberían documentar en esta etapa de la fase de reclutamiento:
Edad de la persona (rango, ejemplo, entre 25 y 40 años)
Género de la persona (opción múltiple de selección única entre masculino, femenino o indistinto)
Mínimo nivel de estudio requerido (opción múltiple de selección única entre secundaria, preparatoria, formación técnica, licenciatura, maestría, doctorado, etc.)
Especialidad (una o más opciones de acuerdo a catálogos)
Experiencia (rango, ejemplo, entre 2 y 5 años de experiencia)
Mezcla deseada para el binomio Juventud-Experiencia
Requerimiento de nivel de idiomas extranjeros (una o más opciones de acuerdo a catálogos)
Licencia de conducción (booleano para indicar si se requiere o no se requiere)
Posibilidad de viajar (booleano para indicar si se requiere o no se requiere)
Posibilidad de cambio de residencia (booleano para indicar si se requiere o no se requiere)
Adaptado a trabajar bajo presión
Etc.
Muchos de estos datos se podrán usar como elementos para aplicar filtrado y decantación a los candidatos en la tarea de la primera selección.
1.2. Elaboración y/o revisión del perfil del puesto: Consiste en un grupo de elementos a requerir por la persona que ocupe el puesto, se deberá registrar de manera clara los siguientes datos:
Nombre del puesto
Posición jerárquica en el organigrama
Remuneración por el trabajo
Tipo de contratación
Cantidad de subordinados
Horario que debe cubrir el empleado
Características del puesto
Especialización (una o más opciones de acuerdo a catálogos)
Funciones del puesto
Atribuciones del puesto
Responsabilidades del puesto
Las habilidades mínimas requeridas
Conocimientos técnicos imprescindibles
Requerimientos asociados a la comunicación y el dominio de lenguas extranjeras, detallando el nivel solicitado para la lectura, la escritura y la comunicación oral
Las herramientas y/o las tecnologías que se necesitan ocupar
La gran mayoría de estos datos deberán divulgarse en los medios a usar en el reclutamiento de tal modo que los candidatos están bien informado antes de postularse como posibles candidatos para cubrir el puesto.
1.3. Divulgación de los requisitos de personal: Son las acciones orientadas a difundir el mensaje asociado con la necesidad de la Organización de cubrir una o varias plazas, se pueden usar varios medios de difusión simultáneamente y la proporción de cuanto invertir en cada medio depende fuertemente de la dificultad para cubrir la plaza vacante. Los posibles medios a usar podrían ser:
Murales y/o pintarrones internos a la Organización
Anuncios en la prensa impresa local
Anuncios en la prensa impresa nacional
Anuncios en la radio nacional
Anuncios en la radio local
Divulgación en sitios web especializados
Divulgación en redes sociales
Subcontratación a empresas especializadas
Otros medios de divulgación que se podrían ocupar
Una vez decidido cuál sería la mezcla de divulgación que ocupará la Organización, se deberá registrar por cada prospecto a ocupar la plaza por qué medio se enteraron de la vacante y de ese modo medir la eficiencia y la eficacia de cada uno de los medios ocupados.
1.4. Recepción de información de los candidatos: En esta etapa del proceso de reclutamiento cada candidato a ocupar la plaza deberá registrar sus datos personales y su perfil profesional para competir por la plaza vacante, dentro de los datos más relevantes a colectar en esta etapa tenemos:
Datos personales
Nombre(s) y Apellido(s)
Genero
Fecha de nacimiento
Fotografía del candidato (de preferencia tomada con el sistema)
Teléfono móvil
Correo electrónico personal
País y estado de nacimiento
País y estado de residencia actual
Estado civil
Expectativas económicas actuales
Datos académicos
Último nivel de estudio cursado y titulado
Especialidades cursadas
Conocimiento de idiomas extranjeros (nivel de lectura, escritura y comunicación oral)
Certificaciones de idiomas extranjeros
Certificaciones técnicas alcanzadas
Experiencia laboral
Puesto en el que se ha desempeñado
Tiempo de permanencia en el puesto
Organización y departamento
Teléfono de la Organización
Nombre del jefe inmediato
Logros alcanzados
Especialización adquirida
Básicamente lo que se está colectando en esta etapa del proceso de reclutamiento es una especie de Curriculum Vitae Sintetizado (CVS) de los candidatos y lo aconsejable sería emprender la recepción de dichos datos desde una interface en línea (vía Internet) que se encargue de registrar la información proporcionada por cada candidato en las bases de datos para que después se puedan procesar por un sistema de información capaz de emprender la tarea de la primera selección de manera automática.
Vale la pena aclarar que aunque la integración del CVS de manera estructurada permite simplificar fuertemente la primera etapa de selección, se le debe suministrar al candidato la opción de presentar y/o enviar su CV con su diseño propio para darle la opción de ser más descriptivo e incluso presentar datos no contemplados en la carga del CVS.
Algo muy relevante de esta etapa es que al tener un registro detallado de cada candidato la Organización está formando una cartera de infinidad de candidatos que podrían contactar para futuras plazas vacantes.
1.5. Aplicación de evaluaciones diagnósticos generales: Una vez que el candidato registró los datos asociados a su CVS se le debe solicitar su disposición para aplicar uno o varios exámenes diagnósticos generales relacionados con sus posibles funciones a desempeñar en el puesto, en los resultados de dichos exámenes se podrá tener un primer panorama de los candidatos que demuestren las habilidades mínimas indispensables para cubrir la plaza vacante y todos aquellos candidatos que no lo apliquen y/o que no alcancen un puntaje mínimo podrían ser descartados de manera automática. Se sugiere que los temas a revisar en esta evaluación no sean muy técnicos ni muy especializados apegados a la vacante para no tener una taza de descartados muy elevada en estas primeras fases, es por ello que se recomienda aplicar evaluaciones de temas generales tales como habilidades lógico matemáticas, habilidades de lectoescritura, temas de cultura general, elementos básico de alguna lengua extranjera, etc. Los datos más relevantes que se pondrían obtener de los exámenes diagnósticos generales son:
Fotografía(s) de la persona que resolvió la evaluación diagnóstico (previo aviso)
Tiempo que tardó desde que aceptó resolver las evaluaciones diagnósticos generales hasta que comenzó a aplicarlas (mientras menos sea se observa mayor compromiso y mayor seguridad en sus conocimientos)
Calificación general por cada tema evaluado
Tiempo total dedicado a la aplicación del examen
Listado general de calificaciones por cada candidatos ordenada de mayor a menor
Listado de candidatos técnicamente aptos para cubrir la plaza vacante
Ya en esta etapa del proceso de reclutamiento se pueden comenzar a usar algunas técnicas de Inteligencia de Negocios (BI) para la interpretación de datos y la obtención de información relevante, pongamos algunos ejemplos:
a) Análisis de la disposición a abordar retos inmediatos por medio de la revisión del tiempo total trascurrido desde que el candidato acepta resolver las evaluaciones diagnósticos generales hasta el momento en el que comienza a resolver dichas evaluaciones.
b) El sistema de aplicación de las evaluación diagnóstico podrá tomar una o varias fotografías aleatoriamente al evaluado por medio de la cámara WEB de la computadora o de la cámara frontal del teléfono móvil, dicha foto se podrá comparar con la foto que se registró en la etapa de recepción de información de los candidatos por medio de técnicas de reconocimiento de patrones para detectar que se trate de la misma persona y evitar o al menos minimizar los posibles fraudes.
c) Comparar los resultados de las calificaciones obtenidas en cada tema con el tiempo total dedicado a contestar todos los reactivos de dicho tema y la cantidad de intentos de resolver cada reactivo en cuestión, el análisis cruzado de esta información permite predecir el conocimiento real del candidato en lo referente al tema evaluado y obtener una calificación más objetiva de la evaluación diagnóstico. Ejemplo, si un candidato sacó una calificación final del 98% de aciertos en una avaluación de habilidades lógico matemáticas, pero estuvo un total de 4.3 Hr. resolviéndolo y más del 50% de los reactivos los contestó más de una vez (es decir, ponía una respuesta y luego la cambiaba por no estar seguro), esto marca al final que por un lado no demostró eficiencia y por otro lado marcó bastante inseguridad; por medio de reglas de negocios flexibles y bien definidas se puede paramétrica cual sería la calificación final de dicho candidato en su evaluación.
d) Generación de calificación finales por medio de estaninas la cual permite obtener una escala unificada de 9 intervalos o niveles con una media de 5 y una desviación estándar de 2 permitiendo comparar cada calificación con las obtenidas por las personas que han resuelto esta evaluación previamente. (Costa Neiva, 1996)
1.6. Aplicar la primera selección de candidatos: Esta etapa se podrá interpretar como el primer filtro de selección de candidatos y es en este momento donde empieza a tomar relevancia el uso de las técnicas de Inteligencia de Negocios (BI) por medio del análisis integral de los datos colectados hasta esta etapa.
La principal función de esta etapa es aplicar una primera selección de los candidatos y para ello se debe comparar los datos registrados por cada candidato con los requerimientos del personal y el perfil del puesto, una vez encontrados aquellos candidatos que cumplen con los requisitos se deberá analizar los resultados de las evaluaciones diagnósticos generales de los candidatos previamente seleccionados para generar una lista de prioridades.
La cantidad de candidatos a escoger en esta primera selección puede ser muy variable, depende de muchos factores como puede ser: la cantidad de puestos a cubrir, el nivel de especialización del personal a contratar, la cantidad de candidatos postulados, etc. Por regla general se puede plantear qué en esta etapa se puede aplicar el principio de Pareto de tal modo que sólo el veinte por ciento del total de candidatos inscritos en el procesamiento podrán competir por la plaza en la fase de selección del personal.
Veamos algunos ejemplos de cómo se puede implementar una estrategia automática de selección de candidatos partiendo de los datos ya colectados en las etapas anteriores.
a) Edad de la persona: En los datos de los requisitos del personal está el rango de edades deseadas para la(s) persona(s) que cubra(n) la(s) plaza(s) vacante(s) y en la recepción de la información de los candidatos tenemos la fecha de nacimiento
b) Binomio Juventud-Experiencia: Para cubrir las expectativas de algunas plazas en ocasiones se buscan candidatos jóvenes con experiencia comprobable, sin embargo, hay otro grupo de plazas generalmente, con mayor cobertura en actividades gerenciales, donde lo que se busca es que el personal demuestre íntegramente su experiencia y sabiduría para lo cual se buscan candidatos ya no tan jóvenes pero que trasmitan confianza y sabiduría tan sólo con su presencia, ejemplo y el liderazgo que irradian a su alrededor. Para detectar de manera automática si el candidato cumple con la mezcla esperada del binomio Juventud-Experiencia se puede aplicar una estrategia de ponderación a los elementos de perfil académico y de perfil profesional descritos en el CV del candidato.
c) Especialidad y especialización: Comparando la especialidad solicitada en la integración de los requisitos del personal con alguna de las especialidades registradas en los datos académicos del CV así como la especialización requerida en el perfil del puesto con la especialización registrada en los datos laborables del CV, se podrá avaluar de manera automática cuan cerca cubre el candidato los requisitos del puesto, para ello se propone trabajar con un catálogo único de especialidades y especializaciones con relaciones múltiples entre sus elementos.
d) Conocimientos y Habilidades de Lenguas extranjeras: Partiendo de los requerimientos asociados a la comunicación y el dominio de lenguas extranjeras registrados en la etapa de elaboración y revisión del perfil del puesto y de los datos proporcionados por el candidato en lo relacionado con sus conocimiento de idiomas extranjeros, especificando el nivel de lectura, escritura y comunicación oral e incluso la posible certificación obtenida en este tema que valide sus habilidades, se podrá detectar cuáles son los candidatos que mejor cubren las expectativas asociadas a este punto y generar la lista de preferencia de candidatos a seleccionar en lo que a lenguas extranjeras se refiere.
Estos son sólo algunos ejemplos de reglas de negocios para lograr la aplicación de técnicas de BI a la etapa de la primera selección de candidatos, cada Organización deberá personalizar y ponderar la importancia de cada una de estas reglas de negocio e incluso se podrán definir perfiles de aplicación de las mismas de acuerdo a los puestos a cubrir, prestando especial atención en el nivel jerárquico que ocupará la persona en la Organización.
1.7. Llenado del formato de solicitud de empleo: Una vez seleccionado los candidatos que podrán continuar con el proceso, se les pedirá que llenen (preferentemente en línea) un formato oficial de solicitud de empleo, la información que se registre en este formato tendrá peso legal y servirá de base para realizar la entrevista inicial de una manera estandarizada.
Alguno de los datos a solicitar en el formato de solicitud de empleo del candidato podrían ser precargados ya que se obtuvieron en las primeras etapas de la fase de reclutamiento, sin embargo, y debido al carácter oficial de la información colectada en este formato, se le debe presentar al candidato para que de ser necesario se corrija a tiempo, los datos más comunes a presentar en el formato serían:
Nombre(s) y Apellido(s)
Puesto solicitado (puede ser pre cargado)
Sueldo mensual deseado (antes de impuestos)
Fecha de nacimiento
Archivo de fotografía personal
Genero
Estatura
Peso
Estado civil
Teléfono móvil
Correo electrónico personal
País y estado de nacimiento
Domicilio Particular
Calle
Número exterior e interior
Teléfono fijo
País
Estado
Código Postal
Dependientes económicos: Padre, Cónyuge, Hijos (cuantos) u Otros (cuantos)
Vive con: Sus padres, su familia, parientes, sólo
Registro de documentos de identificación personal (CURP para México)
Registro de documentos de identificación fiscal (RFC para México)
Número de seguridad social
Tipo y número de forma migratoria (para extranjeros)
Estado de salud actual: Bueno, regular, malo
Tipo de licencia de conducir
Tiene hábitos de fumar
Tiene hábitos de ingerir bebidas alcohólicas
Consume algún tipo de droga
Deporte que practica
Está registrado en algún club social o deportivo, ¿cuál?
¿Cuál es su pasatiempo favorito?
¿Cuál es su meta en la vida?
Datos de sus principales familiares (padre, madre, cónyuge e hijos)
Nombres y Apellidos
Estatus (vivo o finado)
Domicilio
Ocupación
Datos de los últimos estudios cursados
Institución
Nivel (secundaria, preparatoria, carrera técnica, profesional, postgrado, certificación)
Fechas de inicio y fin
Título o certificado de estudios obtenido
Número de título o certificado de estudios
Fecha de emisión del título o certificado de estudios
Datos de otros idiomas que conoce
Idioma
Nivel para lectura
Nivel para escritura
Nivel para establecer comunicación oral
Certificación
Calificación de la certificación
Sistemas informáticos que conoce
Nombre
Nivel
Forma en que se preparó (estudios formales, auto estudio, cursos, certificación, etc.)
Situación laboral actual
Datos de los últimos empleos
Empresa u Organización
Tipo de Organización (pública/privada)
Tipo de relación laboral (honorarios, contrato temporal, contrato indefinido, empresa propia, etc.)
Año y mes de inicio y fin de la relación laboral
Dirección
Teléfono
Último puesto ocupado
Sueldo inicial y final
Motivo de separación
Nombre y cargo de su jefe inmediato
Se podrá usar para pedir referencias de usted, en caso negativo, ¿por qué?
Referencias personales
Nombre
Domicilio
Teléfono
Ocupación
Tipo de relación
Tiempo de conocerlo
Datos generales
¿Cómo supo de este empleo?
¿Parientes trabajando o que hayan trabajado en esta Empresa?
¿Amigos, conocidos o vecinos trabajando en la Empresa?
¿Ha estado afiliado a algún sindicato?
¿Puede trabajar en horarios rotativos?
¿Problemas de traslado / transporte?
¿Está dispuesto a cambiar su lugar de residencia?
Fecha en que podría presentarse a trabajar
Datos económicos
¿Tiene usted otros ingresos?
¿Su cónyuge trabaja?
¿Vive en casa propia?
¿Paga renta?, importe
¿Tiene automóvil propio?
¿Tiene deudas?, importe, ¿Cuánto abona mensualmente?
¿A cuánto ascienden sus gastos mensuales?
Además de los elementos antes enumerados, que son los que aplican a un formato genérico de solicitud de empleo, cada Organización podría solicitar información adicional en función de las características puntuales del puesto, por ejemplo, hay actividades que demandan de personas que demuestren no contar con antecedentes penales.
Es válido aclarar que todos los datos proporcionados por las personas en la fase de reclutamiento deberán ser resguardado con estricto cuidado por parte de la Organización y se deberá hacer público y siempre visible (con opción a descargar) el aviso de privacidad de datos en conformidad con lo establecido en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en posesión de particulares.
En nuestros siguientes artículos estaremos abordando el uso de las técnicas de Inteligencia de Negocio a las fases de selección y contratación del personal.
