Lineamientos para reuniones efectivas

Escuchaba a un Gerente de Area con la frase "ahora toca reunionitis" y viniendo de quien era me daba cuenta que no perciben la necesidad de reunirse hasta que ya es muy tarde y comienzan a haber problemas.

Pero como hacemos para tener una reunión efectiva, pensaba en que para que no se pierda el tiempo de todos cada uno debe poner de su parte en un previo a la reunión.

No se trata de reunirse y hacer "LLuvia de ideas" o al menos no todo el tiempo, debemos de tratar manejar reglas para las reuniones con el fin de que no tengamos un uso eficaz del tiempo, por lo que sugerimos algunos tips.

Previo a la reunión:

1. Establecer el día y la hora de la reunión, hora de inicio y una hora tentativa para culminación.
2. Mandar un recordatorio un día antes de la reunión (o confirmar en una agenda electrónica que le mande avisos) y en el mismo se debe tener el objetivo de la reunion.
3. Establecer el propósito de la reunión.
4. Confirmar que este la gente necesaria, ni mas ni menos. Los participantes a la reunión deben ser lo mas efectivo posible, no invitar a gente por invitar, las personas que no sean necesarias no deben ser invitadas. 
5. Confirmar la agenda con antelación, para que todos los asistentes lleven lo que sea necesario para tocar los temas de la agenda.

En la reunión:

1. Recordar la regla de "Rezar en publico criticar en privado".
2. Cuando un objetivo sea llevado a tarea se debe establecer un responsable y un tiempo para la ejecución de la misma.
3. Toda reunión debe comenzar con el informe de la anterior reunión.
4. Toda reunión debe tener moderadores de acuerdo a los temas de importancia, esto ayudara a involucrar a todos dentro de las reuniones.
5. Debe establecer una persona que lleve el acta de la reunión con el fin de anotar ideas y llevar el acta de la misma.
6. Los informes deben tener gráficos con el fin de hacer lo mas visual, estoy puede ayudar a minimizar los tiempos de exposición.
7. Tenga un reloj que mida los tiempos de exposición de cada uno de los expositores.
8. Y en la agenda coloque como punto final "Varios" con el fin de que cada vez que alguien trate de cambiar de tema lo deriven para ese punto de la reunión.
9. En el caso de que sea reuniones largas trate de que sea un almuerzo ligero con el fin de no adormecer a los asistentes (Ensaladas), y hagan un break donde no se toquen temas de la reunión mientras se coma. Y tenga siempre café y caramelos para las reuniones.
10. Comenzar la reunión a la hora, para que los que llegaron a hora no sientan que pierden el tiempo y los que llegan tarde sientan que deben llegar temprano.

Después de la reunión:

1. Terminando la reunión se debe enviar un acta de la reunión a todos los asistente.

Conclusión: 

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.

La Nueva Norma ISO y el Plan Estratégico

Vemos que se esta revisando la norma ISO 9001 para adaptarla a 2015 para adaptarla a los nuevos tiempos y a los requisitos demandados en el entorno empresarial, se publicó un borrador de la norma ISO/DIS 9001 en español.

Lo que se puede ver en la propuesta de cambio metodológico que propone la ISO 9001:2015 requiere, entre otros conceptos, un mayor énfasis en el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), pasando de un enfoque prácticamente interno a uno donde los factores externos tienen una gran influencia en la orientación y prioridades del SGC para alcanzar la máxima eficacia en el logro de los objetivos clave.

Se gráfica a lo que se refiere la norma –según mi modesto entender- cuando habla de factores externos; es decir, todos los stakeholders o partes interesadas en una organización:

Éste es uno de los nuevos requisitos que se plantean en dos borradores (CD/DIS) de la norma, que se encuentra en el punto 4, “Contexto de la organización”.

Me parece acertado que se vea mas alla de la empresa , ya que la norma (según lo veo) procura comprender la situación en que se encuentra la organización, entender las necesidades y expectativas de los stakeholders para –finalmente- planificar el alcance del sistema.

Como veo esto es absolutamente estratégico, en vista de gestión empresarial. Porque en toda empresa o institución se mueven personas que tienen intereses en relación a la misma y que pueden afectar o verse afectadas por los objetivos que la organización procura alcanzar.

La norma ISO 9001 (la anterior versión) no me era clara (a pesar de dos cursos de la ISO), en referencia a los requisitos que guardan relación directa con la planificación estratégica.

Me alegra de sobremanera que los temas estratégicos que son de uso común de todos ejecutivo se vea reflejado, esto con el fin de que todo ejecutivo de la empresa entenderá este concepto y lo vera como mas aterrizada la norma en el contexto empresarial.

El contexto externo y el rol de los stakeholders

El DIS/ISO 9001:2015 cita:

4.1 Comprender la organización y su contexto

¿Pero cómo comprender el contexto y también las necesidades y expectativas de las partes interesadas?

Antes de elaborar un Plan Estratégico, la organización debe identificar a esas partes interesadas, los stakeholders. Tanto las que estarán de acuerdo con sus objetivos como aquellas a quienes les resulte indiferente o se opongan totalmente a su logro.

Por ejemplo, los proveedores podrían estar de acuerdo con la Misión de la organización y, si se les solicita ayuda para el logro de los objetivos que emergen de ella, podrían acceder a tal pedido.

Otros (v.g. los competidores) podrían estar en contra y, de ser posible, lucharán para que no se logre el objetivo misional.

Elaborar un Plan Estratégico sin analizar la posición de cada stakeholder en relación a la misión organizacional es arriesgar el futuro de la organización y dejarlo en manos del azar; es decir, librado a la acción o inacción de las partes interesadas.

ISO/DIS 9001 ORIENTACION EXTERNA DEL SISTEMA DE La CALIDAD COMO PARTE DE UN ENFOQUE A RIESGOS

El proceso de revisión de ISO 9001 continua avanzando, ISO/DIS 9001.fue publicada el 8 de mayo de 2014

Este primer borrador formal incorpora posibles requisitos a considerar en la revisión de ISO 9001, debe tenerse en cuenta que no estamos ante la versión final. Sin embargo, el borrador nos da una indicación de qué podrá incluir la norma y deberemos tener en cuenta. Es posible que haya cambios antes de la publicación final de ISO 9001:2015, a finales de 2015.

Las principales áreas de cambios propuestos en ISO/DIS 9001 son:

1. Estructura y terminología, incluyendo la incorporación de la estructura del Annex SL.

2. Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la organización en un contexto interno y externo

más amplio (Cláusulas 4 y 6);

3. Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) detallados (cláusulas 5 & 7 – 10).

1. Estructura y Terminología: adopción en el DIS del Annex SL, cambios en terminología.

ISO/DIS 9001 se adapta al contenido de Annex SL, la nueva estructura obligatoria para todas las normas ISO (nuevas y revisadas) de sistemas de gestión.

La principal razón para ello es asegurar que ISO 9001 está en línea con otras normas de sistemas de gestión. Con estructura del Annex SL se presentan los requisitos del SGC de modo más consistente, racional y no se limita a un formato para recoger los elementos del SGC.

ISO/DIS 9001 contiene cambios en la terminología utilizada en ISO 9001:2008:

ISO 9001:2008                      ISO 9001:2015 (DIS version)

Productos                               Productos y servicios

Documentos, Registros.         Información documentada

Ambiente de trabajo               Entorno para la operación de los procesos

Producto adquirido                Productos y servicios suministrados externamente.

Proveedor                               Suministrador externo

Además, no se mantendrá el requisito de identificar “exclusiones”, es decir, aquellos requisitos del SGC que no pueden ser aplicados debido a la naturaleza de las actividades de la organización (cláusula 1.2 en ISO 9001:2008).

2. Contexto de la Organización: mayor orientación externa de los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC).

ISO/DIS 9001 requiere a la organización que establece un SGC, determinar los aspectos internos y externos relevantes, comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas, establecer el alcance del Sistema de Calidad y considerar estos aspectos conjuntamente para comprender adecuadamente los riesgos y oportunidades que representan.

Esta propuesta de cambio metodológico requiere avanzar desde un enfoque de desarrollo e implantación del SGC prácticamente interno, a un enfoque donde los factores “externos” tienen una gran influencia en la orientación y prioridades del SGC para alcanzar la máxima eficacia en el logro de los objetivos clave. La organización deberá determinar las partes interesadas relevantes para su SGC y sus requisitos.

Estrechamente relacionado con el contexto de la organización se encuentra la adopción de un enfoque basado en riesgos para el desarrollo e implantación del SGC. La organización debería identificar riesgos y oportunidades a tener en cuenta para garantizar que el SGC puede lograr los resultados pretendidos, incluyendo aquellos aplicables o establecidos por su contexto operacional. La organización debería planificar acciones para tratar estos riesgos y oportunidades, integrar y e implementar dichas acciones en los procesos de su SGC y evaluar su efectividad.

3. Numerosos cambios en los requisitos del SGC

Además de la adopción de un enfoque basado en riesgos, hay otros nuevos requisitos.

La organización que implanta un SGC debería identificar las competencias necesarias la realización de trabajos que afectan a los resultados de la calidad, y asegurarse que el personal que realiza estos trabajos reúne dichas competencias.

Manteniéndose el requisito de identificar y mantener el conocimiento necesario para asegurar que se logra la conformidad de productos y servicios.

No se mantiene en ISO/ DIS 9001 una cláusula específica para ‘Acción Preventiva’ ya que éstas son un objetivo básico del SGC y del enfoque basado en riesgos.3 of 3 ISO/ DIS 9001 plantea más claramente a las organizaciones la aplicación de un enfoque a procesos en la planificación, implantación y desarrollo de su SGC. En esta versión se incluye un listado identificando los elementos claves de este enfoque El propósito es asegurar que las organizaciones definen y gestionan de un modo sistemático, no solo sus procesos sino también las interacciones entre ellos.

¿Como puede ayudarte SGS?

SGS puede proporcionar formación para ayudarle a comprender los requisitos de ISO/ DIS 9001. 

También se publico un artículo técnico (white paper - esta para googlearlo) sobre el tema a lo largo del tercer trimestre de 2014. Se desarrollará una lista de chequeo que permita realizar evaluaciones frente a los requisitos de ISO/ DIS 9001. Se puede acceder a una visión general del Annex SL en www.sgs.com/ISO9001. A finales de Junio estará disponible un curso sobre enfoque basado en riesgos (risk-based thinking).

Próximas actualizaciones.

Puedes adquirir una copia de ISO/DIS 9001 en:

 http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=62085.

El grupo de trabajo oficial (ISO/TC 176/SC 2) responsable del desarrollo y publicación de la norma ISO 9001:2015 desarrollará una matriz mostrando la relación entre las cláusulas de ISO9001:2008 e ISO/DIS 9001:2015, que estará disponible en breve en: www.iso.org/tc176/sc02/public.

SGS comunicará actualizaciones sobre el la agenda y desarrollo de ISO 9001: 2015, en cuanto ésta información esté disponible.

Para mayor información, por favor utilice nuestro formulario de contacto en www.sgs.es

Sobre SGS

SGS es la compañía líder mundial en inspección, verificación, ensayos y certificación. SGS es reconocida como el referente global en calidad e integridad. Con más de 80,000 empleados, SGS opera una red de más de 1,650 oficinas y laboratorios en todo el Mundo.