Lineamientos para reuniones efectivas

Escuchaba a un Gerente de Area con la frase "ahora toca reunionitis" y viniendo de quien era me daba cuenta que no perciben la necesidad de reunirse hasta que ya es muy tarde y comienzan a haber problemas.

Pero como hacemos para tener una reunión efectiva, pensaba en que para que no se pierda el tiempo de todos cada uno debe poner de su parte en un previo a la reunión.

No se trata de reunirse y hacer "LLuvia de ideas" o al menos no todo el tiempo, debemos de tratar manejar reglas para las reuniones con el fin de que no tengamos un uso eficaz del tiempo, por lo que sugerimos algunos tips.

Previo a la reunión:

1. Establecer el día y la hora de la reunión, hora de inicio y una hora tentativa para culminación.
2. Mandar un recordatorio un día antes de la reunión (o confirmar en una agenda electrónica que le mande avisos) y en el mismo se debe tener el objetivo de la reunion.
3. Establecer el propósito de la reunión.
4. Confirmar que este la gente necesaria, ni mas ni menos. Los participantes a la reunión deben ser lo mas efectivo posible, no invitar a gente por invitar, las personas que no sean necesarias no deben ser invitadas. 
5. Confirmar la agenda con antelación, para que todos los asistentes lleven lo que sea necesario para tocar los temas de la agenda.

En la reunión:

1. Recordar la regla de "Rezar en publico criticar en privado".
2. Cuando un objetivo sea llevado a tarea se debe establecer un responsable y un tiempo para la ejecución de la misma.
3. Toda reunión debe comenzar con el informe de la anterior reunión.
4. Toda reunión debe tener moderadores de acuerdo a los temas de importancia, esto ayudara a involucrar a todos dentro de las reuniones.
5. Debe establecer una persona que lleve el acta de la reunión con el fin de anotar ideas y llevar el acta de la misma.
6. Los informes deben tener gráficos con el fin de hacer lo mas visual, estoy puede ayudar a minimizar los tiempos de exposición.
7. Tenga un reloj que mida los tiempos de exposición de cada uno de los expositores.
8. Y en la agenda coloque como punto final "Varios" con el fin de que cada vez que alguien trate de cambiar de tema lo deriven para ese punto de la reunión.
9. En el caso de que sea reuniones largas trate de que sea un almuerzo ligero con el fin de no adormecer a los asistentes (Ensaladas), y hagan un break donde no se toquen temas de la reunión mientras se coma. Y tenga siempre café y caramelos para las reuniones.
10. Comenzar la reunión a la hora, para que los que llegaron a hora no sientan que pierden el tiempo y los que llegan tarde sientan que deben llegar temprano.

Después de la reunión:

1. Terminando la reunión se debe enviar un acta de la reunión a todos los asistente.

Conclusión: 

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.